Die Pandemie der letzten Jahre hat viele von uns ins Homeoffice „verbannt“. Viele Teams sind so auseinandergerissen worden oder mussten sich an neue Kommunikationswege gewöhnen. Flurfunk war nicht mehr möglich, die Informationszentrale „Kaffeeküche“ verwaist.
Auch unser Redaktionsteam wurde von diesen Veränderungen getroffen. Als die Pandemie begann, hatten wir gerade die ersten gemeinsamen Redaktionskonferenzen hinter uns, bei denen wir noch gemeinsam an einem Tisch sitzen durften. Danach haben wir uns gefragt: „Wie kann ein Team erfolgreich und geschmeidig miteinander arbeiten?“ Und das nicht nur physisch an einem Ort, sondern auch über die räumliche Distanz hinweg und fast ausschließlich online?
Mit einem Überblick der Zusammenarbeit und der Schritte, die sich bei uns als tragfähig erwiesen haben, nehmen wir Dich mit auf eine Reise durch unsere Erfahrungen der letzten vier Jahre.
Was gehört zur freiwilligen Zusammenarbeit?
Es kommt sicherlich nicht oft vor, dass sich, wie in unserem Fall, ein Team aus freien Stücken entscheidet, gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten. In einem Unternehmen werden Teams häufig aus verschiedenen Abteilungen oder Niederlassungen zusammengewürfelt, ohne auf Sympathien oder Antipathien zwischen den Teammitgliedern bzw. auf deren Neigungen und Fähigkeiten Rücksicht zu nehmen. Es zählen lediglich die Aufgabenbereiche -und möglicherweise spielen noch die Hierarchieebenen der/des Einzelnen eine Rolle.
Ist die Freiwilligkeit des Zusammenschlusses ein Garant für den Erfolg? Kann ein Team auch harmonieren, wenn die Teammitglieder eher unfreiwillig zusammenarbeiten? Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit ein Team erfolgreich zusammenarbeiten kann? Und wie geht das alles „remote“?
Die vier Menschen unseres Redaktionsteams hatten teilweise schon jahrelang in verschiedenen Teams gearbeitet – in den unterschiedlichsten Konstellationen – mit wechselnden Erfolgs- und Stressfaktoren. Häufig hat sich der Spruch „der Fisch stinkt vom Kopf her“ bewahrheitet – meist dann, wenn beispielsweise die Geschäftsführung in Teamprozesse eingegriffen hat, weil sie der Gruppendynamik nicht vertraut hat.
Bevor wir in unsere Arbeit als Team eingestiegen sind, haben wir für uns festgelegt, welche Faktoren uns wichtig sind, damit wir am Ende die gesetzten Ziele erreichen und sich der gewünschte Erfolg einstellt. Überlegt haben wir aber auch, was zu tun ist, wenn es nicht rund läuft und der Erfolg auf der Kippe steht. Zudem haben wir Zuständigkeiten klar geregelt.
Wie geht „Team“? – Die wichtigsten Erfolgsfaktoren
Aus unseren Erfahrungen haben wir die wichtigsten Faktoren für ein gelungenes und erfolgreiches Miteinander im Team zusammengefasst.
Augenhöhe
Alle Mitglieder im Team sind gleichberechtigt – keines ist mehr oder weniger wichtig. Alle nehmen das Thema und das Team ernst und haben großes Interesse, das Team mit ihrem Arbeitseinsatz voranzubringen. Alle Begegnungen sind von gegenseitigem Respekt geprägt.
Vertreter/Sprecher nach außen
Das Team wählt eine Person aus seiner Mitte, die die Gruppe in der Außenbeziehung vertritt. Damit haben sie aber keinen Chef gewählt, der von nun an das Sagen hat, sondern nur eine:n Sprecher:in, der/die (in der Regel) als Einzige:r mit anderen Teams, der Geschäftsführung, dem Kunden oder der „Außenwelt“ kommuniziert, Kontakt hält oder Informationen einholt.
Gruppendynamik
Jedes Teammitglied hat eine Rolle im Team – bewusst oder unbewusst. Es gibt Anführer, Mitläufer, Außenseiter, Unterstützer, Moderatoren oder Organisatoren. Die Rollenverteilung verändert sich im Laufe der Zusammenarbeit, sie werden gewechselt, ergänzt oder aufgegeben. Dieser dynamische Prozess ist wichtig und gehört zur Teamarbeit, auch wenn dabei gefühlt Zeit verloren wird. Jede Rolle hat ihre Berechtigung und bringt die Gruppe in ihrer Aufgabenstellung voran.
Intensive Kommunikation
Mit der Kommunikation steht und fällt der Erfolg des Teams. Je größer das Team, desto intensiver müssen die Mitglieder untereinander kommunizieren. Nur wenn stets alle auf dem gleichen Wissensstand sind, können die einzelnen Akteure ihren effektiven Beitrag leisten. Dabei ist Information eine Bringschuld, das heißt, wer die Information hat, muss sie an die anderen Teammitglieder weitergeben und darf nicht darauf hoffen, dass nach der Information gefragt wird.
Offene Diskussion
Im Rahmen der Teamarbeit ergeben sich selbstverständlich etliche Diskussionen, die gemeinsam geführt werden. Sie sind wichtig, um gegensätzliche Standpunkte in die Arbeitsabläufe zu integrieren, Probleme aus unterschiedlichen Blickwinkeln zu betrachten oder neue Lösungsansätze zu finden.
Für jede Diskussion muss gelten:
- Jede Idee ist wichtig und kann geäußert werden,
- jeder muss mit seiner Meinung gehört werden,
- Gesagtes bleibt im Raum und wird nicht nach außen getragen und
- nicht jede Diskussion bringt ein konkretes Ergebnis, aber jede Diskussion bringt das Team voran.
Nach unserer Erfahrung wurden die Ergebnisse einer langen Diskussion häufig erst zu einem viel späteren Zeitpunkt für das Team relevant. Auch das mussten wir lernen.
Termintreue
Meilensteine, verabredete Termine und andere Absprachen muss jedes Teammitglied einhalten. Sollte das einmal nicht möglich sein, müssen Änderungen rechtzeitig angesprochen und Termine frühzeitig abgesagt oder verschoben werden. Nur so kann die reibungslose Zusammenarbeit innerhalb des Teams funktionieren.
Klar formulierte Ziele
Bei vielen Projekten, die von Teams bearbeitet werden, ist die Zielsetzung von Anfang an von außen (z. B. der Geschäftsführung oder einem Kunden) vorgegeben. Hier können von den Teammitgliedern nur Zwischenziele/Meilensteine definiert und die entsprechenden Maßnahmen festgelegt werden.
Findet sich ein Team (wie bei uns) aus freien Stücken für eine Projektarbeit zusammen, ist eine Definition gemeinsamer Ziele besonders wichtig, denn sie bestimmen die weitere Zusammenarbeit. Alle Teammitglieder müssen mit damit einverstanden sein und anschließend auch fokussiert daran arbeiten, die gesteckten Ziele zu erreichen.
Reflektion und Kontrolle
Im Laufe der Teamarbeit gehen gemeinsame Ziele schon einmal „verloren“ – vor lauter Arbeit verliert man sie aus dem Blick. Dann ist es wichtig, nicht einfach blind weiterzulaufen, sondern innezuhalten und die Arbeiten und Arbeitsschritte zu reflektieren. Sind wir noch auf dem richtigen Weg und stimmen die Rahmenbedingungen noch? Sobald eine der Fragen mit „nein“ beantwortet wird, sollten die Aufgaben überdacht und die Richtung der Tätigkeiten wieder an die Ziele angepasst werden. Das ist ein wichtiger Prozess, ohne den eine erfolgreiche Teamarbeit nicht funktioniert.
Zwischenmenschliches
Ein Team arbeitet in der Regel über einen längeren Zeitraum täglich oder mehrmals wöchentlich zusammen. Das erfordert oft ein engeres Miteinander, als es in der „normalen“ Arbeit der Fall ist. Wenn man sich dann schon morgens darauf freut, wieder einen Tag mit den Teamkollegen zusammenzuarbeiten, ist man im richtigen Team angekommen. Gute zwischenmenschliche Beziehungen sind hier besonders wichtig. Ein aufmunterndes Lächeln hier, ein gemeinsames Lachen dort und schon ist die Stimmung entspannt. Sich selbst nicht so wichtig nehmen und auf die Teamkollegen Acht geben – es menscheln lassen, denn jeder hat mal einen schlechten Tag … All das hilft dabei, gemeinsam im Team Spaß und gleichzeitig Erfolg zu haben.
Was tun, wenn es im Team nicht rund läuft?
Gemeinsam intensiv an einem Thema zu arbeiten und dabei die eigenen Fähigkeiten und Erfahrung, das Wissen einbringen zu können, kann sehr aufregend sein. Sich immer wieder intensiv auszutauschen und gegenseitig zu unterstützen bringt jede:n Einzelne:n, aber auch das Team voran. Gemeinsam selbst gesteckte Ziele zu verfolgen und Verantwortung zu übernehmen – das bringt Menschen in ihrer persönlichen Entwicklung weiter und fördert ihre Sozialkompetenz.
Wir finden es aber genauso wichtig, uns mit dem Problem „Teamkrise“ auseinanderzusetzen. In ruhigen Zeiten lassen sich Strategien entwickeln, die in Krisenzeiten hilfreich sein können. Geht ein „Hauen und Stechen“ erst los, bleibt oft keine Zeit, über ein sinnvolles Vorgehen nachzudenken.
Tücken der Teamarbeit
Aber wie immer, wenn Menschen eng zusammenarbeiten, und dabei ist es egal, ob in einem Büro oder remote, muss nicht alles nur „Friede – Freude – Eierkuchen“ sein. Jedes Teammitglied bringt seine/ihre berufliche und persönliche Erfahrung in das Team und die Arbeit ein. Jede:r hat die eigene Persönlichkeit und Stärken, das Wissen und die Fähigkeiten, aber auch Emotionen und Verletzungen aus der Vergangenheit, Stimmungen, eigene Probleme, Gedanken, Unsicherheiten und Ängste im Gepäck.
Gerade, wenn sich ein Team neu zusammenfindet, sich die einzelnen Personen (noch) nicht kennen, ist eine reibungslose Zusammenarbeit nicht immer einfach. Wenn dazu noch eine räumliche Distanz durch Homeoffice oder äußere Umstände, wie eine Pandemie, persönliche Treffen erschweren oder unmöglich machen, kann die Zusammenarbeit schon herausfordernd werden. Andererseits kann eine zu große Nähe und intensive Zusammenarbeit – quasi der fehlende Freiraum – zum Problem werden.
Teamarbeit reißt Menschen, die sie nicht gewohnt sind, aus ihrem vertrauten Arbeitsablauf. Der stellt eine gewisse Gewohnheit dar und vermittelt Sicherheit. Im Team kann aus dem vertrauten Arbeitsumfeld ein Minenfeld werden, bei dem jeder Arbeitsschritt oder jede Äußerung eine Explosion auslösen könnten. Dabei tauchen durchaus bei dem Einen oder der Anderen schon mal die Fragen „Bin ich in diesem Team richtig?“ oder „Will ich weiter in dem Team arbeiten?“ auf.
Bevor die Situation eskaliert, muss gegengesteuert werden. Bloß, wie?
Nur, wenn das ganze Team die Krise sieht und als Chance erkennt, ist es möglich, auch in Zukunft wieder vertrauensvoll gemeinsam an dem Projekt weiterzuarbeiten.
Nach unseren Erfahrungen geht der Weg raus aus der Krise schrittweise, beginnend mit …
… Schritt 1: „Was läuft nicht?“
Wichtig ist, dass in der Krisensituation alle Teammitglieder bereit sind, ihre Probleme klar und offen zu formulieren – egal ob an einem Tisch oder vor einem Monitor. Für die Aussprache muss genug Zeit eingeplant sein, damit jede:r die persönlichen Unsicherheiten und Besorgnisse äußern kann. So fühlt sich jede:r ernst genommen. Der gemeinsame Austausch kann schon etwas Last von den Schultern nehmen. In ganz schlimmen Krisen ist es sicher hilfreich, für diese Gesprächsrunde und die folgenden Schritte eine:n Mediator:in oder eine neutrale Person als Moderator:in um Unterstützung zu bitten.
Offenheit im Zusammenspiel mit respektvollem Umgang sind hier die obersten Gebote. Zurückhaltung, falsche Freundlichkeit oder eine Egal-Einstellung sind nicht gefragt.
Wenn jedes Teammitglied die Probleme aus seiner/ihrer Sicht schildern konnte, folgt …
… Schritt 2: „Was läuft gut?“
In einem Team oder einer Krise ist nicht immer alles schlecht. Nach der Sammlung der negativen Punkte sollten jetzt ebenso die positiven zusammengetragen werden. Damit gewinnen alle Beteiligten schon ein wenig Abstand von den Problemen. Wissen und Erfahrungen im Team, die von der Misere unbeeinflusst sind, können so herausgestellt werden. In einer Krise ist es wichtig, die Balance wiederzufinden. Dafür müssen sich alle auf ihre Rolle im Team und die eigenen Fähigkeiten besinnen.
Jetzt sollte die Stimmung sich schon ein wenig beruhigt haben. Der nächste Schritt bringt uns zurück zu den Anfängen des Teams – mit der Frage …
… Schritt 3: „Was hat uns zusammengeführt?“
Vielleicht bringt das Gespräch über diese Findungsphase den Teammitgliedern wieder ins Gedächtnis, warum sie sich entschieden haben, Teil des Teams zu werden. War der Zusammenschluss freiwillig und auf eigene Initiative, gilt es, sich die Beweggründe jedes:r Einzelner:n noch einmal in Erinnerung zu rufen. Wurde das Team von einer Geschäftsführung oder Leitung geformt, ist es für die Teammitglieder vielleicht wichtig, die Gründe dafür zu erfahren.
Jetzt ist sich jede:r wieder bewusst, welches Können und Wissen sie/er mitbringt und warum diese für das Team wichtig sind. Das sollte das Selbstvertrauen jedes:r Einzelnen stärken. Jetzt folgt der nächste …
… Schritt 4: „Wie waren die Erwartungen an die Zusammenarbeit?“
Jede:r stößt mit bestimmten Erwartungen zu einem Team und hat oft genaue Vorstellungen, wie die Zusammenarbeit funktionieren sollte.
Allerdings entwickelt jedes Team auch eine eigene Dynamik – Gruppendynamik. Dieser Prozess ist normal und beeinflusst, fördert oder hemmt die Entwicklung der Gruppe. Rollen werden (oft unbewusst) übernommen, es bilden sich Regeln und Umgangsformen heraus, die Gruppe entwickelt ihre eigene Kultur und möglicherweise ein Machtgefüge.
Dieser Prozess ist dynamisch und geht so lange gut, wie alle Mitglieder sich mit dem so entstandenen Konstrukt wohl fühlen. Erst, wenn die Erwartungen einzelner oder der Mehrheit der Gruppenmitglieder nicht mehr erfüllt werden oder sich die Rollen verschieben, beginnt es zu kriseln.
Spätestens jetzt ist es notwendig, die ursprünglichen Zielsetzungen mit den Erwartungen an die Zusammenarbeit innerhalb der Gruppe/des Teamsoffen anzusprechen. Jede Person muss die Möglichkeit haben, sich ohne Unterbrechungen durch die anderen Teilnehmer zu äußern. Oft werden dabei die Diskrepanzen zwischen Anspruch und Wirklichkeit schon sehr deutlich – vermutlich auch zum ersten Mal für alle begreifbar.
Der erste Schritt zur Lösung der Probleme ist gemacht. Jetzt folgt der nächste, sehr viel persönlichere …
… Schritt 5: „Wie waren die Erwartungen an die einzelnen Teammitglieder?“
Nachdem die Erwartungen an die Zusammenarbeit offen liegen, geht es darum, die Erwartungen an die anderen Teammitglieder zu formulieren – Achtung: das könnte sehr emotional werden. Hier geht es mehr denn je um eine Offenheit auf Augenhöhe und eine möglichst sachliche Kommunikation. Die Emotionen der Beteiligten sollten sich im Laufe des Prozesses soweit neutralisiert haben, dass auf persönliche Vorwürfe und Anfeindungen verzichtet werden kann. Auch in diesem Schritt müssen wieder alle Personen zu Wort kommen, ohne unterbrochen zu werden. Persönliche Gefühle dürfen nicht bewertet oder kritisiert werden.
Jetzt wird die Realität um die persönliche Sicht der Beteiligten ergänzt. Der Abgleich zwischen den Ansprüchen der Einzelnen und der Gruppe als Ganzes macht die Probleme, die zu dieser Krise geführt haben, deutlich.
Oft reicht das schon, damit das Team wieder arbeiten kann.
Ein weiterer Baustein ist nun, die Erwartungen an das Team und an die einzelnen Mitglieder in einer konstruktiven Diskussion in neue Strategien und Maßnahmen umsetzen, die die zukünftige Zusammenarbeit bestimmen. Dies ist …
… Schritt 6: „Was wollten wir im Team gemeinsam erreichen?“
Dieser Schritt wird bei einigen Skepsis hervorrufen. Einwände wie „Das hat doch eh‘ keinen Sinn“ oder „Wir stehen mit dem Rücken an der Wand“, sind angesichts der schwierigen Teamsituation verständlich und sollten ernst genommen werden.
Das Augenmerk der Diskussion muss sich jetzt auf den Wandel richten. Gemeinsam sollte das Team den Weg entwickeln, wie sich die bekannten Ziele erreichen lassen. Jede Idee ist hier willkommen.
Anpassungen können für verschiedene Bereiche festgelegt werden. Beispiele sind:
- Arbeitsabläufe und -prozesse
- Verteilung der Aufgaben und Rollen
- Interaktion der Teammitglieder und gegenseitige Unterstützung
- Kommunikation
Diese Veränderungen in eine Maßnahmenplanung umzusetzen, erfordert …
… Schritt 7: „Wie können wir eine bessere Zusammenarbeit erreichen?“
Gemeinsam plant das Team sein Vorankommen mit konkreten Schritten zur Umsetzung der gemeinsam erarbeiteten Ziele. Es entwickelt eine Art Aktionsplan für einen bestimmten Zeitraum. Dadurch gibt sich die Gruppe einen positiven Handlungsrahmen, der Stabilität und Planbarkeit für jede:n Einzelne:n bedeutet.
Auch hier sind zielführende Konzeptionen und Ideen gewünscht, die in der Vergangenheit zu der Krise geführt haben. Wichtig sind Antworten auf diese Fragen:
- Welche Ideen kann das Team kurz-, mittel- oder langfristig umsetzen?
- Welche Ideen liegen allein im Handlungsbereich des Teams, welche werden von außen beeinflusst?
- Wie müssen dafür Arbeitsabläufe geändert werden?
- Wer muss dafür was tun – bis wann – und wie?
- Was benötigt das Team, um eine Änderung nachhaltig zu etablieren?
Je detaillierter die Maßnahmen beschrieben werden, desto leichter ist es, sie umzusetzen. Voraussetzung ist der Wille, dies mit gegenseitigem Respekt umzusetzen.
Am Ende ist es ratsam, für die weitere, jetzt hoffentlich erfolgreiche und stressfreie, Zusammenarbeit die Frage zu klären, …
… Schritt 8: „Wie können wir zukünftig weitere Krisen vermeiden?“
Gemeinsam sollte man Mechanismen vereinbaren, die verhindern, überhaupt wieder in eine Krise zu gelangen. Dabei ist es hilfreich, sich noch einmal vor Augen zu führen, welche Ursachen und Folgen die gerade überstandene Krise hatte. Was könnte/muss im Team optimiert werden, um die identifizierten Ursachen zu vermeiden? Auf welche Warnsignale muss in Zukunft geachtet werden und welche Sofortmaßnahmen können dann getroffen werden, damit die Situation nicht wieder eskaliert?
Fazit
Wir sind froh, dass unser Redaktionsteam seit mehr als 4 Jahren sehr zielorientiert und mit hoher Eigenmotivation zusammenarbeitet. Dabei wickeln wir den Hauptteil unserer Arbeit immer noch remote ab.
Alle zwei Wochen haben wir unseren digitalen „Jour Fixe“ über Zoom, in dem wir die neuen Beiträge planen, unsere Social Media Posts absprechen, den Redaktionsplan aktualisieren und offen über alles sprechen, was uns bewegt – egal ob dienstlich oder privat. Wir denken, dass der gegenseitige Respekt, mit Offenheit und Vertrauen die Schlüssel zu unserer erfolgreichen und reibungslosen Zusammenarbeit sind.
Haben wir schwierige Themen zu besprechen oder Strategien zu entwickeln, treffen wir uns inzwischen auch wieder in unserem Büro in Dortmund.
Und ab und an grillen wir auch mal gemeinsam …
Dieser Beitrag ist aus unseren persönlichen Erfahrungen entstanden und erhebt keinen Anspruch auf fachliche Korrektheit oder Vollständigkeit. Wie ist das mit Dir? Arbeitest Du auch in einem Team und wie sind Deine Erfahrungen?
Erzähl uns gerne davon! Wir lernen dann auch von Deinen Erfahrungen und können sie in unserer Arbeitsweise integrieren.
Herzlichst
Dein Team Frauengesundheit
